Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises en France, un phénomène courant mais peu visible persiste : les employés paient de leur poche les dépenses liées à leur travail. Que ce soit pour les billets de train, les nuitées d’hôtel, le carburant, les péages ou les repas d’affaires, ces frais sont souvent supportés par les salariés avant d’être remboursés par l’entreprise via une note de frais. Ainsi, la trésorerie personnelle de l’employé est temporairement affectée.
Ce processus s’est tellement normalisé qu’il semble presque invisible. Cependant, cela équivaut essentiellement à un prêt sans intérêt que l’employé fait à son employeur, souvent sans aucune formalité ou reconnaissance.
Les directives légales
La loi stipule que les employeurs doivent rembourser les dépenses professionnelles engagées pour le compte de l’entreprise. Ces remboursements ne sont pas soumis à des charges sociales si les dépenses sont justifiées. Toutefois, la loi n’oblige pas les entreprises à fournir les fonds avant que les dépenses soient engagées. En pratique, l’employé paie d’abord puis attend le remboursement, une méthode tout à fait légale qui déplace temporairement le fardeau financier sur les employés.
Une disparité silencieuse parmi les employés
Cette pratique affecte différemment les employés. D’après l’INSEE, un quart des foyers français sont à découvert juste avant la paie. Pour ces employés, avancer des sommes importantes pour des dépenses professionnelles peut représenter une contrainte significative.
L’article évoque l’exemple d’Emma, une consultante qui, par manque de liquidités disponibles, se voit parfois contrainte de renoncer à certaines dépenses professionnelles. Elle ajuste ses activités sans en discuter avec son employeur, limitant de fait certaines opportunités commerciales.
Des études mentionnées dans l’article indiquent que 90% des salariés avancent régulièrement leurs frais professionnels, et que certains rencontrent des difficultés financières temporaires en raison de ces avances.
Quand est-il pertinent d’utiliser des cartes affaires ?
L’article ne remet pas systématiquement en question le remboursement traditionnel des frais. Pour des montants faibles et occasionnels, ce système peut convenir. Cependant, plusieurs seuils sont identifiés :
– Pour des frais avancés inférieurs à 200 € par mois, le remboursement traditionnel est généralement adéquat.
– Entre 200 € et 800 €, la situation varie selon les profils et l’organisation de l’entreprise.
– Au-delà de 800 € par mois, en particulier pour les commerciaux et les consultants souvent en déplacement, les avances deviennent une préoccupation majeure de gestion et de fidélisation.
Dans ces cas, fournir une carte affaires connectée au compte de l’entreprise élimine le besoin pour les employés d’avancer des fonds.
Un enjeu de compétitivité et de recrutement
La question dépasse le simple cadre administratif. Pour les jeunes diplômés, les profils juniors, ou ceux ayant peu de réserves financières, la nécessité d’avancer des frais peut être un obstacle à l’embauche. Les grandes entreprises ont déjà intégré cette problématique avec des cartes professionnelles et des systèmes d’avances structurés. En revanche, les PME qui s’en tiennent au remboursement traditionnel peuvent se trouver désavantagées face à des concurrents offrant plus de flexibilité financière.
Le coût caché du remboursement traditionnel
Bien que moins coûteux en apparence, le remboursement traditionnel entraîne des coûts indirects comme la gestion administrative des justificatifs, la validation des notes de frais, et les traitements comptables. Une étude de la GBTA estimait le coût administratif moyen d’une note de frais gérée manuellement à plusieurs dizaines d’euros.
Choisir activement plutôt que subir par habitude
Selon Johan Leclerc, l’enjeu principal n’est pas de promouvoir systématiquement les cartes affaires. Certaines PME bénéficient de conserver le système de remboursement traditionnel pour des frais limités. L’important est de transformer une habitude en une décision réfléchie. Les dirigeants doivent évaluer les montants réellement avancés par leurs équipes, identifier les difficultés rencontrées et formaliser leur politique de frais.
À propos de l’auteur :
Johan Leclerc est le fondateur de comparateur-notes-de-frais.fr, un site indépendant comparant les logiciels de gestion des notes de frais. Il analyse les pratiques et outils utilisés par les PME et ETI françaises.
