Introduction à la flexibilité des espaces de travail
Pour maximiser la flexibilité dans leur fonctionnement, les entreprises doivent adopter une approche intégrée qui prend en compte les dimensions juridiques, financières, technologiques et opérationnelles, en cohérence avec leur stratégie commerciale. Cela permet à la flexibilité des espaces de travail de se transformer en un facteur stratégique de long terme, soutenant ainsi l’évolution continue de l’entreprise.
Exploration du concept de flexibilité
La flexibilité se manifeste à différents échelons :
Premièrement, en termes de capacité, elle doit permettre à l’entreprise de gérer une expansion ou de s’ajuster lors des récessions.
Deuxièmement, en ce qui concerne l’aménagement des espaces, il est crucial de concevoir des lieux modulables qui s’adaptent aux nouvelles méthodes de travail – qu’elles soient hybrides, collaboratives ou nomades – sans nécessiter de rénovations majeures à chaque changement.
Troisièmement, sur le plan technologique, la flexibilité exige une infrastructure capable d’intégrer de nouveaux outils, de soutenir la mobilité des équipes et de répondre aux besoins croissants en connectivité et en gestion des données.
L’essentiel du cahier des charges
La quête de nouveaux bureaux s’initie bien avant les visites, elle commence par la rédaction d’un cahier des charges. C’est à ce moment-là que l’on peut intégrer les aspects de flexibilité nécessaires à votre organisation, basés sur vos prévisions commerciales.
Les visites des lieux peuvent alors commencer, en vérifiant que chaque site choisi répond aux critères de flexibilité établis. Il est essentiel de se poser deux questions : est-il possible d’augmenter ou de réduire les espaces en fonction des fluctuations de l’activité ? Quelle est la densité maximale que ces espaces peuvent supporter ?
Pour répondre à ces questions, deux démarches sont fondamentales. La due diligence technique, qui implique de confier à un expert l’évaluation détaillée du bâtiment concernant ses capacités d’aménagement, ses équipements technologiques et les charges futures importantes (ascenseurs, climatisation, GTB). En complément, l’analyse des clauses du bail par un conseil juridique est cruciale pour discuter des points comme la sous-location, la sortie anticipée ou les options d’extension à des tarifs pré-négociés et la répartition des travaux entre le propriétaire et le locataire.
La flexibilité s’exprime également dans la conception des espaces et les choix d’aménagement. Utiliser des cloisons modulables, amovibles ou des parois vitrées coulissantes permet de reconfigurer les espaces facilement. Les salles multifonctions adaptées à diverses activités et le mobilier mobile et flexible, comme les tables à roulettes ou les sièges modulables, facilitent l’adaptation rapide des lieux sans transformations majeures. Ces éléments, anticipés dès le cahier des charges, représentent une part importante du budget global.
Cependant, la localisation reste un aspect où la flexibilité est limitée. Dans les grandes villes, le temps de trajet peut être un obstacle majeur, difficile à résoudre pour tous les employés. Des alternatives comme le télétravail ou les espaces de coworking satellites peuvent néanmoins offrir des solutions viables à cette contrainte.
PRATIQUE :
Check-list pour élaborer votre cahier des charges intégrant vos critères de flexibilité
- Projections business & besoins capacitaires
- Établir les prévisions de croissance sur 3-5 ans et les risques de récession
- Calculer le nombre de postes de travail nécessaires (scénarios bas / moyen / haut)
- Déterminer le taux de flexibilité actuel et cible pour l’avenir (le taux de flex est le rapport entre le nombre de postes de travail disponibles et le nombre total d’employés)
- Anticiper les changements organisationnels (nouveaux teams, modes de travail hybrides)
- Flexibilité juridique & contractuelle
- Identifier les options de flexibilité à négocier dans le bail (sous-location, restitution partielle, etc.)
- Définir les clauses de sortie anticipée désirées
- Clarifier la répartition des charges de travaux entre le propriétaire et le locataire
- Déterminer la durée du bail et les options contractuelles spéciales en dehors du standard 3/6/9 ans
- Localisation & accessibilité
- Cartographier les résidences des employés et calculer les temps de trajet moyens
- Définir les zones géographiques acceptables en vérifiant l’accessibilité par les transports en commun, vélo, voiture
- Évaluer la possibilité d’instaurer du télétravail ou des espaces satellites
- Aménagement & modularité des espaces
– Définir les typologies d’espaces nécessaires (open space, bureaux fermés, salles de réunion, espaces informels)
– Prévoir des salles multifonctions reconfigurables (réunion, formation, événement)
– Spécifier les besoins en mobilier mobile et flexible (tables sur roulettes, assises modulables)
– Anticiper les besoins en espaces de stockage et rangements nomades
- Critères techniques & environnementaux
- Définir les exigences en qualité de l’air et en luminosité naturelle
- Préciser les certifications environnementales recherchées (HQE, BREEAM, WELL)
- Lister les besoins en connectivité et infrastructure IT
- Vérifier la conformité accessibilité PMR
[1] Gestion Technique du Bâtiment
À propos de l’auteure :
Stéphanie MANAC’H-TROMEUR occupe le poste de Head of Tenant Representation chez Avison Young France. Avec 25 ans d’expérience dans le secteur immobilier d’entreprise, elle a commencé sa carrière chez Healey&Baker, devenu par la suite Cushman&Wakefield, avant de rejoindre JLL en tant que Directrice Associée puis Directrice Nationale, gérant des projets immobiliers d’envergure pour des clients nationaux et internationaux. Avant d’intégrer Avison Young France en 2024, elle était Directrice Associée au département Corporate Solutions de NCT.
L’article original Vous déménagez ? Introduisez des espaces de travail productifs ! est publié sur Beaboss.fr, le site destiné aux dirigeants de petites et moyennes entreprises.
